Miriam Sandoval

Mi experiencia con el proceso de

control de gastos

A lo largo de mi vida laboral de más de 20 años, he identificado que el control de los gastos de viaje es el mayor dolor de cabeza para los contadores, administradores y para los colaboradores que por la naturaleza de sus funciones, tienen que viajar, ya que en este proceso se conjuntan los factores fiscales y los del control interno de la empresa como las políticas de gastos. Cumplir con ambos factores es primordial, pero representa tareas repetitivas y manuales que están sujetas a errores y retrasos en los reembolsos.

 

Hace años colaboré en una empresa de clase mundial y un buen día nos dieron la noticia de que por fin tendríamos una herramienta tecnológica para comprobar los gastos de viaje, tan eficiente que se integraba directamente al servicio de reservación de vuelos y hospedaje, para tener un control integral de los gastos de viaje.

 

La noticia me llenó de alegría pues por fin la tecnología me había hecho justicia.

Me llegó la invitación a la capacitación sobre la herramienta, la cual esperé con ansias para comenzar a usarla lo más pronto posible.

 

Todo parecía indicar que la plataforma era una maravilla, sólo había que anexarle el comprobante PDF de la factura y ¡listo!

Pero la realidad no fue tan bella. A la primera que tuve que comprobar un gasto de hotel, sudé tinta. Desafortunadamente me habían cargado los alimentos en la misma factura del hospedaje.  Ya sé que eso es lo más normal, pero no para la plataforma, pues había que capturar a mano el costo de cada noche de hotel sin el I.V.A., separar los alimentos, quitarles el I.V.A. para después sumarle el 2% de ISH y de esa forma lograr que los montos cuadraran y la factura lograra pasar a aprobación para reembolso.

 

Capturar mi cuenta de gastos me llevó cerca de dos horas, pues no había un manual al cual me pudiera remitir para saber que ese era la forma de capturar la factura, sino que tuve que investigar y hasta ir a preguntar al área de contabilidad y nadie sabía. Días después recibí un correo explicándome la forma correcta de hacerlo y me tomó casi una hora capturar mi cuenta de gastos de 2 taxis, una factura de hotel y una comida con cliente.

 

Si no quieren pasar lo mismo que yo, aquí les dejo una lista de funciones que debe tener una plataforma de gastos, antes de que elijas:

 

1.- Que sea accesible e intuitiva. Las múltiples tareas del día a día nos llevan a dejar la comprobación de gastos hasta el final, para evitar eso, debes elegir una plataforma a la que puedas acceder desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. También debe ser intuitiva para aprender a usarla rápidamente.

 

2.- Que cuente con captura asistida.  Esto quiere decir que no tengas que gastar tiempo capturando información que ya tiene la factura. Una buena plataforma debe leer la información del XML y de este modo ahorras tiempo y evitas errores.

 

3.- Debe ser configurable. Las herramientas tecnológicas deben trabajar para ti, no tú para ellas, por eso fíjate que el proveedor de la herramienta te ofrezca un producto que se pueda adaptar a tus necesidades y a la operación particular de tu empresa.

 

4.- Que tenga un servicio de atención al usuario. La rotación de personal es un común en las empresas, por eso la plataforma de comprobación de gastos que elijas, debe contar con un servicio de atención, ya sea vía telefónica o por chat,  pues  siempre habrá algún colaborador que requiera orientación sobre el proceso de comprobación, o algún tema relacionado. Nada  como tener a la mano alguien a quien solicitar ayuda.

 

Espero que estas recomendaciones te sean de ayuda para elegir la mejor herramienta de control de gastos para tu empresa.

 

 

 

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