Diana Guevara

Tiempo de lectura: 3 minutos

Fraudes y prácticas nocivas en la comprobación de viáticos

Los viajes de negocio representan el segundo mayor gasto empresarial después de la nómina, y tienen un riesgo de fraudes de alrededor de 30% por parte de los empleados, siendo una de las pesadillas del área de contabilidad. Para ayudarte a detectarlos y proteger tus finanzas, en ToltecaSoft te presentamos los más frecuentes:

Gastos fuera de política

Esta es una de las prácticas más recurrentes, por lo cual es indispensable para todas las empresas contar con una política de gastos bien establecida, asegurar su cumplimiento y hacerla del conocimiento de todo el equipo. Recuerda que regular los gastos permitidos aumentará la deducibilidad de los mismos.

Gastos duplicados

Esta es una de las prácticas más recurrentes, por lo cual es indispensable para todas las empresas contar con una política de gastos bien establecida, asegurar su cumplimiento y hacerla del conocimiento de todo el equipo. Recuerda que regular los gastos permitidos aumentará la deducibilidad de los mismos.

Gastos antiguos

Se realizan dentro de la política empresarial pero se comprueban de forma extemporánea. El tiempo permitido para la comprobación depende de cada empresa, sin embargo, recibir facturas que ya han prescrito puede afectar la deducibilidad de las mismas ante la autoridad tributaria.

Gastos personales

Contempla desde gastos efectuados en días inhábiles y reuniones no laborales hasta artículos personales no indispensables. Dependiendo de la política de cada empresa pueden o no estar permitidos, sin embargo para fines contables estos gastos no son deducibles.

Exceder el límite permitido

No es necesario implementar políticas de gasto estrictas y restrictivas, lo importante es establecer límites realistas y funcionales para tu equipo. Permíteles lo necesario para realizar sus actividades laborales sin caer en extremos.

Gastos ficticios

La falta de controles internos puede convertirnos en blanco de facturas falsas. Verifica que todas los comprobantes que recibas sean vigentes y válidos ante el SAT y evita recibir facturación de proveedores de lista negra.

Datos Incompletos o erróneos

Verificar manualmente que todos los datos de las facturas recibidas sean correctos y completos afecta directamente la eficiencia del área administrativa y contable. Adicionalmente, esta práctica no nos libra del error humano, sobre todo si se trata de altos volúmenes de facturación.

Comprobantes editados

Esto es más frecuente cuando recibimos comprobantes sin CFDI. Si nuestro equipo envía tickets de gastos que no realizó o con montos superiores a los reales es considerado fraude, y debe ser regulado.

¿Cómo puedes protegerte de estos fraudes internos?

 

 

Para detectar y eliminar estas irregularidades la mejor solución es aliarse con la tecnología. En ToltecaSoft podemos ayudarte a blindar tu área contable de todos estos riesgos:

 

 

- Llevando un registro de estos movimientos

- Validando los comprobantes fiscales ante el SAT

- Emitiendo alertas en caso de incumplimiento de políticas

- Estableciendo un límite de gasto por cada concepto

- Asegurando el cumplimiento de tu política de gastos

- Eliminando las facturas falsas y duplicadas

 

 

¡Acércate a nuestros expertos y solicita tu asesoría personalizada!

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