Ángel López

Cómo elegir el mejor software  de

control de gastos empresariales

Llevar un control efectivo de los gastos, resulta imprescindible para conocer el estado de una empresa, teniendo datos útiles y confiables de las distintas áreas administrativas.

 

Uno de los grandes problemas que enfrentan esas áreas, es que la información que se ingresa, suele no ser tan certeza, pues en un proceso manual, el error humano es un factor común.

 

Para poder evitar este tipo de fallas, existen en el mercado, infinidad de software que permite llevar el control de los gastos así como la validación de los procesos internos.

 

Para poder elegir un software que te funcione, debes de tomar en cuenta estos consejos:

 

• Tener muy claro el proceso y las áreas involucradas, esto te ayudara a elegir la plataforma que quede a la  medida de tu empresa

 

• Revisar que la plataforma cuente con validación de las facturas en entiempo real con el SAT,  en ocasiones la validación tarda algunos días y eso puede atrasar el proceso de pago

 

• Que te dejen claro si la validación tiene un costo por cada XML que suba a la plataforma, de esta forma tendrás información clara sobre el costo-beneficio que obtendrás al adquirir la plataforma

 

• Es importante saber qué  nodos del XML,  puede validar la plataforma, con el fin de que se apegue lo más posible  a la política de gastos de la empresa

 

• Revisar que el sistema te permita configurar límites en montos por concepto específico de gastos, de esta forma puedes personalizar la plataforma por nivel jerárquico.

 

• Debes revisar que la plataforma cuente con diferentes rutas de aprobación, para adaptarla a la operación de tu empresa, de esta forma se hace más ágil el proceso de reembolso.

 

• Toma en cuenta que la plataforma te expida los reportes que requieras, como la póliza contable o reportes de gastos por área, por concepto, por individuo, u otro, con el fin de que tengas información valiosa para identificar áreas de oportunidad, ya sea en capacitación sobre la política de gastos o en alguno de los pasos del proceso de comprobación.

 

• Identifica los  ahorros que  obtendrá  la empresa al contratar un software de gastos, con el tiempo esto se ve reflejado ya que no estarías invirtiendo en papelería ni en impresiones

 

• Revisar si el software se puede ajustar a tus necesidades, muchas de las veces lo que requieres es una herramienta a tu medida por los tipos de procesos de tu empresa, por esa razón es importante si la herramental se pueda manipular para que se ajuste a tus necesidades

 

Con estos puntos podrás tener una visión más clara para la contratación de un software o herramienta, que te permita llevar un buen control de gastos de tu empresa.

 

 

 

Copiar URL del Artículo

© ToltecaSoft 2020

www.toltecasoft.com