Miriam Sandoval

Riesgos de los procesos manuales en la comprobación de gastos

Ya sea por viáticos, gastos administrativos o de automóvil, todos tenemos la responsabilidad de comprobar gastos empresariales, desde nuestros colaboradores operativos hasta altos ejecutivos. Para ello, es importante establecer una política de gastos clara y un proceso estandarizado que evite riesgos que afecten el desempeño de nuestro equipo.

 

Uno de los errores más comunes en este proceso es su realización manual ya que pone en juego la economía de la empresa y potencia todas las situaciones posibles de riesgo.

1.- Pagos duplicados

 

La revisión humana de facturas está sujeta a procesar la misma factura dos o más veces y detectar el error hasta que ya fue pagada, lo que genera pasos extra en el proceso haciéndolo más tardado, y representando una importante fuga económica.

2.-  Exceso de papeleo

 

Los comprobantes electrónicos enviados por mail que además se deben imprimir y enviar por mensajería a un corporativo, hacen que el proceso de comprobación de gastos sea engorroso y tardado además de que genera acumulación y gastos excesivos en papel y servicios de mensajería.

3.- Procesos lentos y complejos

 

Aún si contamos con una política de gastos bien establecida, si el proceso de comprobación es lento y complejo nuestro equipo evitará realizarla debido al tiempo extra que le implica por la baja eficiencia del proceso, afectando así el porcentaje de los gastos deducibles de la empresa al no ser comprobados.

4- Procesar información errónea

 

El proceso manual está siempre expuesto al error humano, y es probable que en más de una ocasión se procese una factura con datos incorrectos, cancelada o peor áun, una factura falsa, lo que implica incluso riesgos legales.

Si identificaste alguna o todas estas situaciones en tu proceso de comprobación de gastos no todo está perdido. Existen herramientas tecnológicas que te pueden ayudar a digitalizarlo y a la vez generar ahorros de tiempo y dinero.

 

Procura elegir una herramienta hecha en México, apegada a la legislación hacendaria y que se adapte a las necesidades de tu empresa.

 

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